Umiejętne korzystanie z najnowszych technologii zapewnia firmie biznesową przewagę nad konkurentami, którzy nie doceniają roli digitalizacji. W tym artykule przyjrzymy się bliżej, czym jest automatyzacja HR, jakie są jej przykłady, korzyści i wyzwania.
Dział HR zajmuje się zarządzaniem ludźmi i procesami, ale czy to znaczy, że ma zostać w tyle za marketingiem, jeśli chodzi o używanie cyfrowych narzędzi? Nie! Po co pracować ciężko, skoro można pracować mądrze. To nie znaczy, że teraz HR-owcy będą tylko klikać i kontaktować się z zespołami online. Czynnik ludzki, empatia, a czasem sama możliwość rozmowy na żywo – tego nie zastąpi żadna technologia (jeszcze!). Są jednak procesy, które można bez problemu oddelegować.
Automatyzacja to zastosowanie rozwiązań technologicznych (systemów, narzędzi), które umożliwiają wykonywanie zadań lub operacji bez potrzeby bezpośredniego udziału człowieka. W obszarze HR automatyzacja wiąże się z oddelegowaniem kompleksowym platformom HR części lub całości procesów – od rekrutacji i selekcji, przez szkolenia i rozwój, aż po zarządzanie wynagrodzeniem i ocenę pracowników lub z wykorzystaniem niezależnych narzędzi do wykonywania rutynowych, czasochłonnych zadań (np. ewidencja czasu pracy w projektach, raportowanie, obliczanie wskaźników HR itp.).
Sztuczna inteligencja w HR ma się świetnie, a ilość narzędzi na niej opartych stale rośnie i praktycznie w każdym obszarze HR można zastosować jakąś formę automatyzacji. Oto kilka przykładów:
- Rekrutacja. Na rynku są dostępne rozwiązania do automatycznego przetwarzania zgłoszeń kandydatów, analizy dokumentów, śledzenia kandydatów (systemy ATS), budowy lejków rekrutacyjnych, prowadzenia mailingów z kandydatami, realizacji testów screeningowych itp.
- Onboarding nowych pracowników. Proces adaptacji może być zautomatyzowany przez rozwiązania, które umożliwiają elektroniczne wypełnianie dokumentów, przesyłanie informacji dotyczących firmowych procedur i szkoleń wstępnych. Nowym pracownikom można również udostępnić centralną bazę wiedzy.
- Planowanie czasu pracy i zarządzanie obecnością. Te procesy można przyspieszyć dzięki narzędziom do rejestrowania czasu pracy, które uwzględniają politykę urlopową firmy, dokładnie naliczają przepracowane godziny i pomagają ustalać właściwą kwotę wynagrodzenia.
- Analiza i raportowanie HR. Narzędzia do automatyzacji tego obszaru generują zaawansowane raporty dotyczące różnych wskaźników HR, ułatwiające monitorowanie efektywności działań HR, co pomaga firmie podejmować decyzje oparte na danych.
- Zarządzanie wydajnością. Dzięki wprowadzeniu automatyzacji można ulepszyć procesy związane z ustalaniem celów, monitorowaniem postępów oraz zbieraniem i analizą opinii zwrotnej. Pomogą w tym np. ankiety satysfakcji eNPS, spotkania 1 na 1, ankiety pulsacyjne itp.
- Rozwój kompetencji i szkolenia. Wykorzystanie rozwiązań typu LMS (Learning Management System) pozwala tworzyć spersonalizowane plany szkoleniowe oraz monitorować postępy pracowników w zdobywaniu wiedzy.
Do korzyści, jakie daje automatyzacja HR, zaliczamy m.in.:
- skrócenie czasu realizacji zadań
- przyśpieszenie procesów przetwarzania i analizy informacji,
- eliminację błędów ludzkich w przetwarzaniu danych
- poprawę spójności informacji,
- zachowanie zgodności procedur oraz dokumentów z przepisami,
- poprawę doświadczeń pracowników i kandydatów, a co za tym idzie, obniżenie retencji,
- przyśpieszenie procesu rekrutacji,
- trafniejszy dobór talentów i większą różnorodność kandydatów,
- zwiększoną efektywność zarządzania czasem pracy,
- wzrost zaangażowania pracowników dzięki redukcji stresu związanego z wykonywaniem wielu rutynowych zadań,
- oszczędności finansowe,
- lepszą kontrolę nad budżetem i zarządzaniem wynagrodzeniami.
To nie jest skończona lista, bo wiele zależy od rozwiązania, które wybierzesz. Możesz mieć jednak pewność, że odczujesz korzyści z automatyzacji HR, nawet jeśli skorzystasz z pomocy tylko jednego narzędzia.
Oto przykłady wyzwań, z jakimi przyjdzie zmierzyć się firmie, która chce u siebie wdrożyć automatyzację HR:
- Wprowadzając automatyzację HR można natrafić na opór pracowników, którzy będą obawiać się utraty pracy lub nie chcą dostosowywać się do nowych technologii. Ten problem można rozwiązać poprzez skuteczną komunikację i zapewnienie pracownikom niezbędnego wsparcia w okresie przejściowym.
- Oddelegowanie przetwarzania danych systemom komputerowym może wiązać się z ryzykiem naruszenia prywatności i bezpieczeństwa danych. Ten problem rozwiąże wprowadzenie protokołów bezpieczeństwa danych i metod szyfrowania, a także przeszkolenie zespołu w zakresie cyberbezpieczeństwa.
- Zaawansowane rozwiązania do automatyzacji są często bardzo drogie, a do tego dochodzi jeszcze koszt przeszkolenia zespołu. Warto wtedy rozważyć stopniowe wdrażanie różnych usprawnień, ale przede wszystkim wykonać solidny research na rynku technologii. Wiele firm oferuje rozwiązania modułowe, zakup określonej liczby licencji itp.
- Niektóre rozwiązania mogą wymagać dodatkowych integracji z istniejącymi już systemami firmy. W tym przypadku przed zakupem nowego narzędzia warto skonsultować się z działem IT, który oceni możliwości integracji.
Nawet w tak „ludzkim” dziale jak HR nie sposób uniknąć automatyzacji. Owszem, przy próbach wdrożenia nowych narzędzi przed firmą mogą pojawić się pewne problemy, ale większość z nich da się rozwiązać w prosty sposób. Lista korzyści jest długa, a firma, która wykorzysta potencjał technologii, ma szansę nie tylko zwiększyć swoją efektywność, ale przede wszystkim zyskać przewagę nad konkurencją w swojej branży.
--- artykuł sponsorowany ---