Anonimizacja a pseudonimizacja
Anonimizacja danych polega na trwałym usunięciu elementów umożliwiających identyfikację osób lub podmiotów z określonego zbioru danych. Proces ten różni się od pseudonimizacji, która zakłada, że dane mogą zostać ponownie powiązane z pierwotnym źródłem identyfikacji, np. poprzez klucz szyfrujący. W przypadku anonimizacji taki klucz nie istnieje, a proces jest nieodwracalny.
Znaczenie anonimizacji w kontekście biznesu
Prowadzenie firmy wiąże się z koniecznością przesyłania wielu wrażliwych danych. Bez tego niemożliwe byłoby skuteczne podejmowanie decyzji biznesowych, prowadzenie negocjacji czy realizacja transakcji. Dlatego też podczas udostępniania dokumentów partnerom zewnętrznym, inwestorom stosuje się wszelkiego rodzaju działania maskujące, z których tylko część gwarantuje właściwy poziom bezpieczeństwa. Anonimizacja jest jednym z takich narzędzi i może być wykorzystywana podczas:
- Due diligence i fuzje — w procesie badania due diligence, który jest podstawą transakcji M&A, strony zaangażowane udostępniają ogromne ilości danych biznesowych. Wrażliwe informacje o finansach, strukturze zarządzania, kontrahentach czy danych osobowych pracowników są szczególnie narażone na wyciek. Anonimizacja minimalizuje ryzyko ujawnienia poufnych danych, zwłaszcza gdy dokumenty są udostępniane osobom, które nie podjęły jeszcze ostatecznej decyzji o zaangażowaniu w transakcję, a które nie muszą mieć dostępu do pełnych informacji.
- Audyt i compliance — podczas audytów wewnętrznych i zewnętrznych firmy dostarczają dokumenty zawierające dane handlowe, a także informacje osobowe pracowników i klientów. Anonimizacja umożliwia ochronę tych danych przed niewłaściwym wykorzystaniem.
Zastosowania w administracji publicznej
Anonimizacja może być wykorzystywana również w instytucjach publicznych na przykład podczas udostępniania informacji publicznej w BIP. Biuletyn Informacji Publicznej (BIP) to platforma służąca do publikowania dokumentów i informacji wymaganych przez prawo, takich jak uchwały, decyzje administracyjne czy przetargi publiczne. W celu ochrony danych osobowych obywateli, w szczególności wrażliwych, dokumenty publikowane w BIP poddawane są procesowi anonimizacji. iele urzędów wciąż stosuje przestarzałe i czasochłonne metody, które są nie tylko nieefektywne, ale także stosunkowo niebezpieczne (możliwość odszyfrowania ukrytych danych, wysokie ryzyko popełnienia błędu). Wykorzystanie narzędzi do anonimizacji może w łatwy sposób przyspieszyć ten proces i sprawić, że administracja będzie działać szybciej, sprawniej i bezpieczniej.
Anonimizacja danych w dokumentacji medycznej
Dokumentacja medyczna, badania naukowe czy analizy epidemiologiczne udostępniane między placówkami również powinny być właściwie zanonimizowane. Wykorzystanie takich narzędzi pozwoli skutecznie i szybko usunąć, takie wrażliwe dane jak:
- imiona i nazwiska pacjentów,
- numery identyfikacyjne (np. PESEL),
- adresy zamieszkania.
Nieprawidłowa anonimizacja może prowadzić do naruszenia tajemnicy lekarskiej i odpowiedzialności prawnej placówki.
Skuteczna anonimizacja – na co zwracać uwagę?
Dane poufne mogą znajdować się zarówno w treści dokumentów, jak i w ich metadanych. Niedostateczne usunięcie tych informacji może prowadzić do poważnych naruszeń bezpieczeństwa. Dlatego też należy pamiętać o:
Usuwaniu danych
Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest stosowanie wizualnego maskowania danych, np. poprzez zaczernienie tekstu. Jeżeli proces ten zostanie przeprowadzony nieumiejętnie, to takie dane można odzyskać.
Inne nieskuteczne metody to:
- zakrywanie danych czarnym prostokątem w edytorze tekstu lub PDF,
- zmiana koloru czcionki na biały,
- korzystanie z funkcji "ukryj tekst".
Oczyszczaniu metadanych
Dokumenty cyfrowe, takie jak pliki PDF czy Word, zawierają wiele ukrytych informacji, które mogą ujawniać poufne szczegóły. W metadanych często znajdują się nazwiska autorów, daty edycji, a czasem także treść usunięta z głównej części dokumentu. Przed udostępnianiem plików konieczne jest trwałe usunięcie tych informacji.
Alternatywnie można skorzystać z zaawansowanych systemów Virtual Data Room, które pozwalają udostępniać pliki bez możliwości ich pobierania na dysk. Wówczas zapisane we właściwościach pliku dane nie będą widoczne dla osoby wyświetlającej wybrany dokument.
Wykorzystywaniu zaawansowanych narzędzi
Mowa tutaj o programach, które umożliwiają automatyczną anonimizację dokumentów. Wystarczy wówczas wyszukać dane słowo lub frazę, a system sam ją znajdzie w dokumencie i zredaguje wszystkie albo tylko wybrane elementy. Tego typu rozwiązania są dostępne online i wykorzystują sztuczną inteligencję. W zaledwie kilka kliknięć można zanonimizować dane osobowe, dane finansowe, informacje urzędowe i wiele więcej. A to wszystko w niemal 80 językach, przy pełnej zgodności z regulacjami prawnymi i wsparciem dla wielu różnych formatów plików.
